Mit Analytics & Reporting das volle Potenzial von SharePoint ausschöpfen

Published: Juli 5, 2018 Updated: August 24, 2018 Autor , Kategorie Intranet Analytics

Microsoft SharePoint ist Marktführer für Firmen-Intranets. Es wird von über 80% der Unternehmen auf der Fortune 500 Liste eingesetzt. SharePoint wird genutzt, um interne Kommunikation zu verbessern, Teamwork und Engagement zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und den Zugriff auf Daten und wichtige Informationen zu erleichtern.

Mit all diesen Funktionen ist es zurecht auf Platz Eins. Doch eine Sache lässt die beliebte Software in unseren Augen vermissen: wertvolles Analytics.

Zwar gibt es in SharePoint eingebaute Analysefunktionen, mit denen sich auch Reports erzeugen lassen, diese sind allerdings stark limitiert. Es fehlt den Reports daher an tiefgründigen Daten und Detailgenauigkeit, die für nutzbare Analysen benötigt werden. Die gute Nachricht ist, Sie können dieses Problem mit einer vollständigen und dedizierten Analytics-Software lösen, die sich nahtlos in SharePoint integrieren lässt. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie Sie von SharePoint Analytics profitieren. Wir stellen Ihnen SharePoint Dashboards, Nutzungs-Berichte und Metriken detailliert vor. Erfahren Sie, wie Sie alle diese Aspekte nutzen können, um das volle Potential aus Ihrer Plattform herauszuholen.

Weitere Informationen zu wichtigen Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für ein SharePoint Analytics entscheiden:
5 wichtige Fragen vor der Wahl Ihres SharePoint Analytics

SharePoint Reporting-Tool nutzen

Wenn Ihnen die Analytics-Funktionen von SharePoint nicht ausreichen, sollten Sie eine externe Reporting-Software für SharePoint in Erwägung ziehen. Eine Lösung wie zum Beispiel die von Piwik PRO bietet Ihnen wertvolle Insights zu allem, was innerhalb der Plattform passiert. Sie können mit Rohdaten arbeiten und SharePoint mit der Piwik PRO Datenbank verbinden. So können die Daten auch für weitere Analysen in Tableau, Power BI und anderer Software verwendet werden.

Sie können außerdem die Genauigkeit Ihrer Reports erhöhen. Integrieren Sie ein Tag Management System in Ihr SharePoint und profitieren Sie von schnelleren Analysen, die auf Echtzeit-Daten basieren.

Entscheiden Sie, wie diese Reports geplant und wann und an wen sie gesendet werden sollen: Täglich, wöchentlich oder monatlich. Wählen Sie außerdem das Format Ihrer Wahl – HTML, CSV oder PDF – und senden Sie Reports via E-Mail. Die Reports können auch auf Abruf über eine API erstellt und geladen werden. Zusätzlich können Sie die gesammelten Daten außerhalb der Applikation verwenden. Mit Piwik PRO können Sie Rohdaten via einer HTTP-API exportieren. Auf diese Weise arbeiten Sie stets mit unverfälschten Daten und stellen die Qualität Ihrer Reports sicher.

Finden Sie die richtige Enterprise Analytics Software - In 4 einfachen Schritten

In unserem Whitepaper zeigen wir Ihnen, wie Sie die richtige Analytics-Plattform für Ihr Unternehmen finden

Zum kostenlosen Whitepaper

SharePoint Dashboards erstellen und anpassen

Dashboards brauchen wenig Erklärung. Sie sind der einfachste Weg, den aktuellen Status Ihrer KPIs darzustellen. Wie die Daten dargestellt werden hängt von der Software ab, die Sie mit Ihrer Plattform integrieren. Wenn Sie SharePoint beispielsweise mit der Piwik PRO Plattform integrieren, können Sie flexible Dashboards nutzen, die sich an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen lassen. Benutzerdefinierte Ansichten mit verschiedenen Reports an einem Ort stellen eine von vielen Optionen dar. Auch viele verschiedene Dashboards mit unterschiedlichen Layouts stehen zur Verfügung. Mit wenigen Klicks kann zwischen ihnen gewechselt werden. Die Konfigurationen können dann einfach mit Kollegen geteilt werden.

Sharepoint_Reportings_Documents
Ansicht eines Dashboards mit SharePoint Dokumenten

Von SharePoint Nutzungs-Berichten profitieren

Das Reporting, dass SharePoint selbst mitbringt, kratzt bloß an der Oberfläche der tatsächlichen Nutzung des Intranets. Mit einer zugehörigen Software können Sie tiefer in die Analyse gehen, wie das Collaboration-Tool von Ihren Mitarbeitern und Teams genutzt wird. Sie erfahren:

  • wie viel Zeit Mitarbeiter im SharePoint verbringen
  • auf welchen Content sie sich konzentrieren
  • welche Aktivitäten sie durchführen

Diese Informationen bekommen Sie ganz einfach durch den Zugriff auf Besucherprofile, Ziele und Suchanfragen. Sie können die Aktivitäten der Anwender auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters, der Abteilung oder der Region genau benennen – je nachdem welche Segmentierung Sie festlegen. So identifizieren Sie Anwender mit einer hohen Beteiligung und finden die Bereiche, die Optimierungen benötigen.

Meta Sites Reports

Mit einer Analytics-Software haben Sie außerdem die Möglichkeit, alle Site-Collections separat oder gleichzeitig zu messen und zu analysieren. Beim letzteren führen Sie die Daten mit dem Meta Sites Feature zusammen. Das vereinfacht den gesamten Prozess der Datenprüfung und -analyse.

Ein Beispiel: Sie haben einige unterschiedliche Site-Collections mit verschiedenen Arten von Ressourcen, auf die die Mitarbeiter zugreifen. Sie möchten aber allgemein wissen, welche davon am beliebtesten sind. Erstellen Sie einfach eine Meta Site, die Ihnen auf einem Dashboard eine klare Übersicht über alle Sites gibt, die Sie tracken. Es ist eine große Zeitersparnis, wenn alle benötigten Informationen automatisch an einem Ort eingesehen werden können und Sie nicht jede Seite einzeln durchgehen müssen.

Reports zur On-Site Suche

Die Plattform dient als Zentrum für Unternehmens-Neuigkeiten, allgemeine Informationen und aktuelle Meldungen. Sie müssen daher sicherstellen, dass sich Anwender mit Hilfe von Keywords auf der Plattform leicht orientieren können. Die Ihnen zur Verfügung stehenden Reporte über die On-Site Suche bieten dafür die optimale Grundlage.

Referrer Reports

Referrer Reports zeigen Ihnen, wie Mitarbeiter sich durch das Intranet bewegen. Dadurch erfahren Sie, wie andere interne Seiten, Wissensdatenbanken, E-Mails und Ticket-Systeme genutzt werden, um an bestimmten Inhalte zu kommen. Diese Reports helfen Ihnen also bei der Identifizierung von Quellen, die sich am besten dazu eignen, Anwender auf SharePoint zu leiten.

Analytics + Hosting + Service + Support = Piwik PRO

Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihr Business - wir füttern Sie mit den notwendigen Analytics-Daten und sorgen dafür, dass sich Ihre Server nicht verschlucken.

Kostenlosen Demo-Termin vereinbaren

Zeit-Reports

Um den digitalen Arbeitsplatz effektiv zu nutzen, ist das Timing für einige Aktivitäten und Initiativen entscheidend. Wenn Sie beispielsweise eine neue Richtlinie veröffentlichen, eine Umfrage durchführen oder eine wichtige Mitteilung an Ihre Mitarbeiter bekannt geben wollen, sollten Sie wissen, zu welcher Zeit die Plattform am intensivsten genutzt wird. So erreichen Sie die meisten Mitarbeiter. Dabei unterstützen Sie die Zeit-Reports. Sie zeigen Ihnen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten die meisten Leute SharePoint verwenden. Messen Sie Zugriffe und Ansichten Ihrer internen Dokumente, Aufzeichnungen und Kommentare und vergleichen Sie die Ergebnisse an unterschiedlichen Zeitpunkten.

Sharepoint_Reportings_Time-reports
Eine Ansicht auf Zeit-Reports, sortiert nach Tagen

E-Mail-Aktivitäten Reports

Natürlich wollen Sie SharePoint effizient zur internen Kommunikation nutzen. Alles, was Sie veröffentlichen und aktualisieren, sollte idealerweise von den verantwortlichen Mitarbeitern wahrgenommen werden.

Da das auch für E-Mails gilt, profitieren Sie von den entsprechenden E-Mail-Reports. Wenn Sie zum Beispiel eine interne E-Mail-Kampagne über neue Datenschutzrichtlinie starten, dann möchten Sie natürlich sicherstellen, dass alle Mitarbeiter davon in Kenntnis gesetzt werden. Um das zu erreichen, brauchen Sie lediglich ein Piwik PRO-Pixel in das HTML Ihrer Mail zu implementieren und das Kampagnen-Tracking zu aktivieren.

IP-basierte Location Reports

Untersuchen Sie die Intranet-Nutzung pro Standort. Richten Sie das Organisation Feature ein, indem Sie interne IP-Adressen oder IP-Klassen unterschiedlichen Niederlassungs-Standorten zuordnen. Anschließend können Sie die Daten nach Standort segmentieren und Ziele und weitere Reports im Detail untersuchen. Analysieren Sie Aktivitäten über alle Standortehinweg und vergleichen Sie diese durch die Nutzung des Comparison Dashboards.

Sharepoint_Reportings_organisation_feature
Ein Unternehmens-Feature in Piwik PRO
Sharepoint_Reportings_comparison_dashboard
Ansicht auf das Comparison Dashboard, sortiert nach Organisation

Concurrent Visits Report – Gleichzeitige Besucher

Dieser Report zeigt die genauen Zeitpunkte des Tages, an denen die meisten Mitarbeiter SharePoint genutzt haben. Sie sehen, wie viele aktive Besuche Ihre SharePoint-Seiten in einem kurzen Zeitraum erhalten. Betrachten Sie die Statistiken bezogen auf möglichst kurze Zeitintervalle. Mit diesen Insights können Sie präzise planen, zu welchen Zeiten Schlüssel-Content veröffentlicht werden soll, um seine Effektivität zu steigern. Führungskräfte können so sicherstellen, dass wichtige Ankündigungen und Aktualisierungen zu Kernzeiten online gehen.

Sharepoint_Reportings_concurrent_visits
Eine Ansicht des Reports zu gleichzeitigen Besuchen

Nutzen Sie SharePoint Metriken

Starten Sie mit einer guten Basis, um die Effektivität und den Einsatz Ihres digitalen Arbeitsplatzes zu messen. Seien Sie sich darüber im Klaren, was genau Sie messen wollen. Setzen Sie SharePoint-Metriken als eine Art Wegweiser ein, der Ihnen zeigt, welche Bereiche verbessert werden sollten. Die Metriken zeigen Ihnen, wie Anwender die Collaboration-Plattform einsetzen und identifizieren neue Nutzungsmöglichkeiten. Wir zeigen Ihnen einige grundlegende Metriken, die Sie zum Aufspüren von Schwachstellen anwenden können.

Conversion Rate

Piwik PRO SharePoint Analytics bietet Ihnen ein komfortables Setup. Es zeichnet automatisch alle Events wie das Hinzufügen und Bearbeiten einer Seite sowie den Upload neuer Dokumente auf. Diese Events werden als Ziel-Conversions getrackt. So können Sie später die Verteilung dieser Events pro Anwender und Standort oder nach Identifikatoren Ihrer Wahl einsehen.

Zeit bis zur Conversion

Sie können auch einfach Ziele messen, die Sie selbst erstellt haben. Als Ziel können Sie beispielsweise bestimmte Events erfassen, wie:

  • Besuch einer bestimmten URL (z.B. FAQ-Seiten zu Gesundheit und Sicherheit)
  • Besuch eines bestimmten Seitentitels (z.B. alle Seiten mit “Datenschutz” im Titel)
  • Download einer bestimmten Datei (z.B. der Jahresbericht)

Wenn Anwender eine solche Aktion durchführen, können Sie mit Hilfe eines Klickpfad-Reports nachverfolgen, auf welchem Weg Sie dieses Ziel erreicht haben. Diese Metriken enthüllen, wie Nutzer sich an zentralen Punkten bewegen, um eine gewünschte Aktion vollenden zu können.

Mehr zur Klickpfad-Analyse können Sie in diesem Blogartikel lesen:
2 praktische Anwendungsfälle für SharePoint Analytics

Durchschnittlich verbrachte Zeit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, herauszufinden, wo SharePoint effektiv funktioniert und wo Verbesserungen sinnvoll sind. Eine dieser Möglichkeiten ist es, zu messen, wie viel Zeit Mitarbeiter auf SharePoint bzw. auf einer bestimmten Seite verbringen. Durch die Analyse und Auswertung dieser Reports stellen Sie sicher, dass Sie alles dafür tun, damit die Plattform für sinnvolle und effektive Kommunikation in Ihrem Team genutzt werden kann. Sie können so beispielsweise herausfinden, ob der Content zu komplex oder einfach zu lang zu lesen ist.

Anwender-Aktivitäten

Ob auf internen oder externen Seiten, die aktivsten Anwender zu kennen ist immer nützlich. Sie können diese belohnen und überlegen, wie Sie andere Mitarbeiter dazu motivieren können, diesen Beispielen zu folgen.
Finden Sie heraus, welche Anwender, welche Teams, welche Standorte und Mitarbeiter am engagiertesten sind. All diese Attribute können einem SharePoint-Nutzerprofil zugeordnet werden. Diese Profile sind wiederum den Sessions jedes Anwenders zugeordnet. Später werden den Daten alle relevanten Metriken hinzugefügt. Diese dienen als eine der Dimensionen, mit der Sie die Daten über die Ziele untersuchen können. Zusätzlich können Sie jeden verfügbaren Report, basierend auf diesen Attributen segmentieren.

Fazit

Wenn Sie die Performance Ihres Intranets optimieren möchten, damit es seinen Zweck – Engagement zu verbessern und Produktivität zu fördern – ideal erfüllt, dann benötigen Sie eine detaillierte Analyse. Für eine solche Analyse ist eine geeignete Analytics-Software erforderlich, die Ihnen die Entscheidung überlässt, welche Daten Sie speichern, um präzise Reports zu erstellen. So messen Sie das, was wirklich zählt und kratzen nicht nur an der Oberfläche.

SharePoint Analytics - Jetzt Testen

Analysieren und optimieren Sie Ihre internen Unternehmensprozesse und Workflows. Testen Sie Piwik PRO SharePoint Analytics.

Kostenlosen Demo-Termin vereinbaren

Tags für diesen Artikel

Autor:

Veronika Fachinger, Content Marketing Manager DACH

Sie hat immer ein Auge auf aktuelle Trends und Entwicklungen im Online Marketing und kreiert täglich wertvollen Content für Piwik PRO in Deutschland.

Mehr Artikel von diesem Autor

Autor:

Karolina Matuszewska, Content Marketer

Karolina ist Content Marketer bei Piwik PRO. Sie hat sich auf On-site und Off-site Personalisierung spezialisiert. Sie beherrscht die Kunst technische Zusammenhänge einfach zu erklären und den Leser unterhaltsam zu informieren. Digital Marketer und Web Analysten sind hier genau richtig.

Mehr Artikel von diesem Autor
 Ein Vergleich der 5 führenden Tag Management-Systeme

Share