Was ist Intranet Analytics?

Das Intranet ermöglicht die einfache Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sowie das Organisieren von Unternehmensdokumenten. Dabei gibt es unzählige Plattformen, die man als Intranet nutzen könnte. SharePoint von Microsoft ist eine davon. Sie bietet Vorteile für Klein- bis hin zu Großunternehmen mit bis zu 50.000 Angestellten. Ihre Mitarbeiter finden dort alle relevanten Informationen auf einem benutzerfreundlichen und leicht zu navigierenden Online-Arbeitsbereich.

Laut Microsoft nutzen mehr als 250.000 Organisationen weltweit das Programm, was 85 % der Fortune 500 Unternehmen mit einschließt. Deshalb werden wir unser Augenmerk auf die Plattform SharePoint richten, sobald es darum geht, Informationen über das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu sammeln.

Hier kommt Intranet Analytics ins Spiel, denn wenn Sie sich ansehen, wie Ihr Unternehmen die Online-Plattform nutzt, passen Sie Ihr „Schwarzes Brett“ besser an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter an. Dies fällt besonders bei großen Unternehmen in die Waagschale, die eine Reihe verschiedener Teams und Mitarbeiter in unterschiedlichen Standorten haben. Diese sind meist auf virale Zusammenarbeit angewiesen.

Was ist Intranet Analytics?

Intranet Analytics ist eine Software, mit der Sie das Nutzerverhalten innerhalb einer Intranet-Plattform, wie etwa SharePoint, tracken. So sehen Sie, wie Ihre Mitarbeiter mit ihrem digitalen Arbeitsbereich interagieren und gestalten nach einer Analyse die Plattform ansprechender und effizienter.

Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Art von Daten Sie mit Intranet Analytics erfassen und was Sie mit diesen Informationen tun wollen. Entscheiden Sie auch, welche Daten Sie benötigen und welchen Ansatz Sie verfolgen, da es eine Reihe von Analytics-Anbietern gibt.

Welche Daten sammeln Sie mit Intranet Analytics?

Die Plattform SharePoint sammelt vier Arten von Intranet-Daten: Inhalt, Engagement, interne Suche und Performance der Website Collection. Die meisten gängigen Intranet Analytics Plattformen brechen die Daten auf dieselbe Weise auf. Jede Art der Daten oder jeder Bericht gibt Ihnen unterschiedliche Einblicke, wie Ihre Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsbereich nutzen. Sie bietet eine Basis für datengesteuerte Änderungen, um die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Schauen wir uns einmal an, welche Art von Daten jede dieser Kategorien enthält und was diese Informationen Ihnen mitteilen.

1. Der Inhaltsbericht untersucht die Dateinutzung und -aktivität in Ihrem gesamten Arbeitsbereich. Sie sehen etwa, welchen Dateityp Mitarbeiter am häufigsten herunterladen, ob PDF oder DOCX. Des Weiteren sehen Sie ebenfalls, ob sie sich häufiger URLs oder Listen ansehen. Der Bericht zeigt auch, wann Mitarbeiter Seiten bearbeiten, löschen oder aufrufen.

Sehen Sie sich etwa Statistiken an, wann Ihre Mitarbeiter Dokumente herunterladen. Daraus leiten Sie den besten Zeitpunkt ab, die Informationen zu veröffentlichen und erreichen damit ein möglichst großes Publikum.

2. Die interne Suche zeigt Ihnen, wie einfach oder mühevoll Ihre Mitarbeiter Informationen im Intranet Ihres Unternehmens finden. Der Bericht zeigt Ihnen etwa, wie lange Ihre Mitarbeiter benötigen, um Ihre Überstundenrichtlinie herunterzuladen. Sie finden heraus, wie oft sich Ihre Mitarbeiter durchklicken, um die nötigen Informationen zu erhalten.

Da Sie die Daten nach Abteilung oder Team filtern können, sehen Sie, wonach die verschiedenen Bereiche des Unternehmens suchen. Sie erkennen, welche Art von Ressourcen oder Informationen sie benötigen. Auf diese Weise, stellen Sie fest, welche Inhalte Sie für Ihre Mitarbeiter fehlen oder, welche Richtlinien bzw. Informationen für sie unklar sind.

3. Der Bericht zum sozialen Engagement misst: Likes, Kommentare, Shares und Promotions für verschiedene Inhalte. Der Bericht zeigt Ihnen beliebte Autoren, auf deren Inhalte die Nutzer am häufigsten zugreifen.

4. Website-Sammlungsberichte zeigen Ihnen, wie Mitarbeiter die Inhalte nutzen und welche Art von Informationen sie mögen. Es handelt sich um ein Meta-Berichtstool, mit dem Sie die Anzahl und Qualität von Interaktionen über mehrere Berichte hinweg betrachten. Mit einem Website-Sammlungsbericht sehen Sie, wie eine Ihrer Abteilungen alle Informationen nutzt.

Die richtige Intranet Analytics Plattform finden

Passen Sie Ihre Intranet Analytics Software an Ihr Unternehmen an. Dies bietet Ihnen den nötigen Freiraum, die gesammelten Daten richtig auszuwerten. Dabei gibt es diverse Möglichkeiten. Da SharePoint eine weitverbreitete Software ist, schauen wir uns ebenfalls die in der Plattform integrierten Analytics-Fähigkeiten an.

SharePoint-integrierte Analytics

SharePoint bietet Tools zur Analyse der gesammelten Daten. Aber, diese sind für eine ausführliche Analyse ungenügend. Obwohl die Tools Rohdaten anzeigen, können Sie keine benutzerdefinierten Berichte erstellen, um die Daten an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Excel-Berichte und Grafiken sind zwar ein Anfang, bieten aber nur eine kleine Basis für Analysen.

Daher weichen Unternehmen auf andere Plattformen aus.

Google Analytics für Intranet Analytics

Google Analytics ist die meistgenutzte Analytics-Plattform der Welt. Da stellt sich die Frage, ob Sie diese für Ihr Intranet nutzen können? Rein technisch ist es möglich, das Intranet mit Google Analytics zu tracken. Aber, die Analyse der Daten gestaltet sich schwieriger. Google Analytics sammelt keine Intranet-spezifischen Metriken, wie Listen-Interaktion, Page-Level-Interaktion und soziale Metriken. Wertvolle Einsichten bleiben Ihnen verwehrt.

Beachten Sie, die DSGVO gilt auch bei interner Kommunikation. Die Entscheidungen und Stellungnahmen der österreichischen, niederländischen sowie norwegischen Datenschutzbehörden (DSB) zeigen Zweifel an der Datenschutzpolitik von Google Analytics. Die Daten von Europäern werden nach Übersee versendet und können zur Einsicht durch amerikanische Behörden vorgelegt werden.

Matomo für Intranet Analytics

Organisationen wenden sich hin und wieder an Matomo, eine datenschutzfreundliche Alternative zu Google Analytics. Matomo lässt ebenfalls Intranet-spezifische Metriken aus. Zwar können Sie Extensions hinzufügen, aber benötigen dazu Erfahrung beim Codieren und es fehlt an Support sowie Gewährleistung. Sie arbeiten auf eigene Verantwortung.

Dedizierte Intranet Analytics Plattformen

Wie wir sehen, bieten Google Analytics und Matomo einen guten Einstieg in die Intranet-Analyse. Die wichtigen Daten für eine tiefgreifende Analyse bleiben aber aus. Ziehen Sie tiefgründige Informationen aus Ihren Analysen mit Berichten, die Intranet-spezifische Metriken anzeigen. Finden Sie eine dedizierte Intranet Analytics Plattform, die mit Ihrer SharePoint-Version oder Intranet-Plattform reibungslos zusammenarbeitet.

Allzweck-Analytics-Plattform mit integrierter, dedizierter Intranet Analytics

Wenn Sie nur Daten aus dem Intranet sammeln, reicht eine dedizierte Plattform. Anders schaut es aus, wenn Sie ebenfalls Ihre Website tracken. Bei zwei verschiedenen Plattformen bedeutet dies, dass Ihr Unternehmen den Umgang mit einer neuen Software erlernen muss. Eine Alternative dazu bilden Allzweck-Analytics-Plattformen mit dedizierter Intranet Analytics. Analysieren Sie Intranet-Daten, Daten zur Produktanalyse und Web-Analytics-Daten mit nur einer leistungsstarken Plattform.

Vorteile einer dedizierten Intranet Analytics Plattform für SharePoint

Jedes Unternehmen gleicht keinem anderen. Entscheiden Sie anhand der Bedürfnisse Ihrer Organisation, welche Funktionen und Dienstleistungen einer Intranet Analytics Plattform Sie benötigen.

Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards

Benutzerdefinierte Berichte ermöglichen das Beantworten von organisationsspezifischen Fragen. Wo Standardberichte ihre Aussagekraft verlieren, setzen benutzerdefinierte Berichte an. Sie erhalten die nötigen Informationen schnell und einfach. Zum Beispiel, Ihr Unternehmen hält Standorte in unterschiedlichen Ländern. Benutzerdefinierte Dimensionen erlauben Ihnen, die Zeitzone, den Standort und die angezeigte Sprache zu tracken.

Dasselbe gilt für benutzerdefinierte Dashboards. Benutzerdefinierte Widgets erlauben, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation in Daten sofort wiederzugeben.

Flexibilität und Integrationen

Jedes Unternehmen und jedes Intranet Analytics Projekt gleicht keinem anderen. Daher ist Flexibilität der Analytics-Plattform ein Vorteil für jeden Marketer und HR-Spezialisten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Intranet-Plattform verschiedene Datei-Typen unterstützt, wie etwa PDF, CSV, JSON und mehr.

Die meisten Großunternehmen verwenden BI-Tools, um die gesammelten Daten zu visualisieren. Analytics Software mit speziellen Integrationen zu Plattformen, wie etwa Tableau oder Power-BI erleichtern die Verbindung beider miteinander, ohne Ihnen Coding-Erfahrung abzuverlangen. Viele Intranet Analytics Plattformen bieten auch eine Integration mit dem  Microsoft’s Active Directory an. Somit erhalten Sie die benötigten Informationen von Tag Eins.

Datenschutz und -sicherheit

Privacy by Design erhält immer mehr Ansehen. Sofern Ihr Unternehmen Datenschutz allem voraussetzt, aber die nötigen Daten trotzdem erhalten möchte, ist ein datenschutzfreundlicher Analytics-Partner die richtige Wahl. Vor allem europäische Unternehmen sollten nun auf europäische Plattformen setzen. Wählen Sie eine Hosting-Variante, die den Anforderungen Ihres Unternehmens standhält. Behalten Sie 100 % der Kontrolle über die gesammelten Daten. 

Kundensupport und Schulungen

Neue Analytics-Plattformen können unter Umständen etwas Zeit beanspruchen, bis Ihr Team diese reibungslos nutzt. Informieren Sie sich, ob Ihr Analytics-Partner Onboarding, Schulungen und technischen Support anbietet. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Start in Ihr Intranet Analytics Projekt.

Vergleich einiger Anbieter von Intranet Analytics für SharePoint

In dieser Tabelle vergleichen wir die vier wichtigsten Plattformen für die Analyse von Intranet-Daten.

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4 führende SharePoint Analytics Anbieter im Vergleich

Erfahren Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen Piwik PRO, CardioLog, HarePoint und Webtrends.

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Fazit

Sie verstehen durch Intranet Analytics, wie Ihre Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen. Sie steigern mit einer tiefgreifenden Analyse die Akzeptanz der genutzten Plattform und das Verständnis für das Engagement der Nutzer im Intranet, wie etwa SharePoint. 

Wenn Sie Fragen zu Intranet Analytics für SharePoint haben, stehen wir für Sie zur Verfügung.

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