Intranet Analytics – Der Boost für optimale Workflows

Veröffentlicht: August 29, 2019 Update: Juli 29, 2019 Autor Kategorie Intranet Analytics

Generell gilt das Intranet eines Unternehmens als unkompliziertes Tool für die interne Mitarbeiterkommunikation. Der Einsatz eines eigenen Intranets bietet viele Vorteile und kann gerade in der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen oder dem allgemeinen Austausch wichtiger Firmeninformationen einen echten Mehrwert bieten! Aber inwiefern nutzen Ihre Mitarbeiter das Intranet und ziehen auch wirklich Vorteile aus diesem Tool? Trägt das Intranet tatsächlich zur Erreichung der Team- bzw. Unternehmensziele bei? Und wie lässt sich der Erfolg oder auch Misserfolg des eigenen Intranets abbilden und die Nutzung optimieren?  

Das Intranet etabliert sich auch immer häufiger als Social Collaboration Plattform. Informationen können einfach und schnell miteinander geteilt oder bearbeitet werden und offene Fragen im Team können durch die Intranetnutzung direkt geklärt werden. Die unterschiedlichen Teams und Abteilungen sind im stetigen Austausch zu aktuellen Projekten und ganz neue und oftmals vereinfachte Workflows entstehen, sodass alle Mitarbeiter einheitlich arbeiten.  

Es ist wichtig, die Performance des Intranets zu optimieren und dieses aktuell zu halten, damit es seinen Zweck – Engagement zu verbessern und Produktivität zu fördern – auch  ideal erfüllt.

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Durch Intranet Analytics schneller ans Ziel

Mit Hilfe eines Intranet Analytics-Tools lässt sich schnell herausfinden, ob das firmeneigene Netzwerk gut funktioniert, sprich ob es genutzt wird und den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter entspricht. Ein solches Tool ermöglicht es Ihnen, zu erfahren welche User Journeys und Navigationen am häufigsten genutzt werden. Zusätzlich kann die Effektivität der eigenen Unternehmensprozesse geprüft werden. 

Mit der entsprechenden Software erhalten Sie detaillierte Reports zum Verhalten der Intranet-Nutzer und ihrer Interaktion mit dem verfügbaren Content. Dadurch haben Sie einen Überblick und behalten die Kontrolle über Ihr internes Kommunikationssystem. 

Effektivität des Contents steigern

“Content is King” – das gilt auch auch für das eigene Intranet. Die veröffentlichten Inhalte sollten gelesen, genutzt und auch weiterverarbeitet werden. Gerade in der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen bei einem Projekt ist es enorm wichtig, dass relevante Inhalte gesehen und geteilt werden. Die nützlichsten Inhalte bringen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern nichts, wenn sie nicht zu finden sind oder einfach kaum gelesen werden.

Durch die Intranet-Analyse erhalten Sie konkrete Antworten auf folgende Fragen: 

  • Wie performt der Content?
  • Was sind die häufigsten Aktivitäten?
  • Gibt es veraltete Inhalte?

Mit diesen Erkenntnissen haben Sie einen guten Einblick in den Content und dessen Nutzung und wissen an welchen Stellen es Optimierungspotenzial gibt. Zudem bekommen Sie einen Überblick zum Userverhalten Ihrer Mitarbeiter und erfahren so, welche Inhalte wie genutzt werden. Sie können irrelevanten oder veralteten Content identifizieren und diesen aus dem Intranet entfernen.Gleichzeitig können Sie aber auch die wichtigsten Inhalte viel präsenter platzieren, sodass diese von allen Mitarbeitern gesehen werden. 

Dadurch verkürzen Sie die Zeit für die Informationssuche und steigern die effektive Nutzung des internen Netzwerks

Produktivität im Team steigern 

Generell verursachen unengagierte Mitarbeiter Kosten, wohingegen motivierte Mitarbeiter produktiver arbeiten und zusätzlich auch das komplette Team positiv beeinflussen können. 

Intranet Analytics unterstützt dabei diese Mitarbeiter zu finden, damit von ihrem Potenzial profitiert werden kann. Mit den Ergebnissen aus der Analyse erhalten Sie einen Einblick in das Engagement und die Produktivität Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter. 

So haben Sie die Möglichkeit die Workflows kontinuierlich zu optimieren und die Arbeitsprozesse generell zu vereinfachen. Folgende Fragen lassen sich durch die Insight beantworten und dadurch potentielle Schwachstellen oder Schwierigkeiten aufdecken und beheben:

  • Welche Mitarbeiter nutzen das Intranet und in welcher Intensität?
  • Welche Abteilungen arbeiten gemeinsam über das Intranet und tauschen sich regelmäßig aus?
  • Welche Mitarbeiter und Teams nutzen das Intranet nicht oder nur bedingt?
  • Gibt es Probleme bei der Nutzung?
  • Sind die Arbeitsprozesse zu kompliziert?

Es ist wichtig, dass das Intranet als digitaler Arbeitsplatz von Ihren Mitarbeitern auch als solcher sinnvoll genutzt wird. Denn eine gute und funktionierende Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter mit einfachen Abläufen, trägt enorm zur Erreichung der Unternehmensziele bei. 

Neue Motivationen schaffen

Die Einsichten zur Performance und zum Engagement der einzelnen Mitarbeiter oder verschiedener Abteilungen können Sie nutzen, um das gesamte Team zu motivieren und durch Anerkennung ihrer Leistungen das Beste aus ihnen herauszuholen. Die Motivation der einzelnen Mitarbeiter, etwas beizusteuern und erfolgreiche Beiträge zu leisten, lässt sich dadurch deutlich steigern. Zudem wird die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen gefördert.

SharePoint Analytics steht im Fokus 

Durch die Marktdurchdringung von SharePoint haben verschiedene Analytics-Anbieter ihre Tools dieser Lösung angepasst. Wenn Sie einen Anbietervergleich im Vorfeld durchführen, werden Sie schnell sehen, welche Analysemethoden tatsächlich zu Ihren Unternehmensanforderungen passen. 

Es gibt aber auch Anbieter, die neben dem Platzhirsch SharePoint andere Intranet-Lösungen analysieren können – z. B. Atlassian Confluence oder kleinere Intranet-Lösungen. Das Analytics-Tool wird ähnlich wie bei der Webanalyse in die Intranet-Seiten implementiert. Dadurch ist eine hohe Kompatibilität mit dem eigenen Intranet gewährleistet.

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Intranet Analytics & Datenschutz

In vielen Unternehmen haben Privatsphäre und Datenschutz die oberste Priorität. Per Definition enthält eine Intranet-Plattform jede Menge Daten, ohne die ein Unternehmen nicht funktioniert. Dazu gehören Informationen über Kunden, Partner, Zulieferer usw. Dazu kommen mindestens ebenso viele Daten (egal ob öffentlich oder privat) über die Mitarbeiter.

Also muss bei der Wahl einer Analytics-Lösung für das Intranet auf ein verlässliches und auf den Privatsphäre-Schutz zugeschnittenes Tool gesetzt werden.

Ein Intranet bildet eine zentralisierte Arbeitsumgebung, die von der Entwicklung bis zum Einsatz der Plattform überwacht wird. Man findet in einem Intranet oft ganz unterschiedliche Inhalte, die von verschiedenen Systemen und Abteilungen stammen. Mitarbeiter und einzelne Teams verwalten ihre Inhalte häufig selbst, z. B. wenn sie Arbeitsdokumente miteinander teilen oder sich im Forum des Intranets austauschen. Diese Faktoren tragen dazu bei, dass die Informationen oft an vielen Stellen verteilt sind.

Eine Analytics-Lösung, geht einen Schritt weiter als nur Prozesse zu implementieren, die die Intranet-Nutzung im Unternehmen regeln: Es wird die Integrität und Verlässlichkeit der Mitarbeiter- und Kundendaten sichergestellt und gleichzeitig auch anonymisiert.

Flexible und skalierbare Messung

Jede Intranet-Umgebung ist einzigartig und an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens angepasst . Idealerweise sollte dies auch auf die Analytics-Lösung zutreffen. Veränderungen und Neuerungen sollten schnell und einfach umgesetzt werden und das Tool sollte dynamische, skalierbare Messungen anbieten, die sämtliche neue Intranet-Inhalte in Echtzeit verarbeiten.

Vorteilhaft ist es auch bestimmte Regeln im Voraus festlegen zu können, mit denen sich der Content des Intranets ordnen lässt. Immer wenn neue Inhalte oder Intranet-Seiten erstellt werden, sollten diese auch automatisiert im Analytics-Tool sichtbar sein, ohne dass bestehende Reportings durcheinandergebracht werden. Es ist wichtig, dass diese Regeln und technischen Einstellungen direkt im Analytics-Tool verwaltet werden können. Dadurch können neue Team- und Unternehmensziele unkompliziert ergänzt und ausgetauscht werden.

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Fazit

Intranet Analytics erzielt ein tiefgreifendes Verständnis, wie Ihre Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen. Durch Intranet Analytics kann die  Produktivität in Ihrem Unternehmen enorm gesteigert werden. Mit dem Tracking kann die Nutzungsweise des Intranets detailliert analysiert werden. Auf diese Weise lassen sich in kurzer Zeit Optimierungspotenziale für die Unternehmensprozesse und Workflows erkennen und umsetzen. Allerdings sollten Sie sich intensiv mit den Arbeitsprozessen sowie den eigenen Anforderungen und den Ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen.. Daraus muss klar definiert sein, was das Analytics-Tool leisten muss. Nur so kann die richtige Lösung gefunden werden.

Autor:

Tatjana Hein, Content & PR Manager DACH

Tatjana ist sowohl im Content-Marketing, als auch in der Public Relations zu Hause. Sie hat in beiden Welten immer die neuesten Trends und Entwicklungen im Blick und schafft für Piwik PRO den Spagat zwischen beiden Bereichen.

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