Unter Datenspeicherung verstehen wir die Aufbewahrung und Verwaltung von Daten und Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum. Unternehmen sind dazu verpflichtet, Richtlinien zur Datenspeicherung zu entwickeln und zu pflegen. Diese sollten festlegen, welche Daten, wo und wie lange gespeichert oder archiviert werden.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für einen bestimmten Datensatz löschen Unternehmen die Daten oder verschieben sie an einen anderen Speicherort.
Eine Richtlinie zur Datenspeicherung sollte insbesondere folgende Informationen enthalten:
- Welche Daten Ihr Unternehmen sammelt, von wem und wo die Sammlung stattfindet.
- Wie lange Sie die einzelnen Daten speichern, in welchem Format und aus welchem Grund.
- Die Gesetze und Bestimmungen, die für die gesammelten Daten gelten und wie Ihr Unternehmen die Einhaltung dieser sicherstellt.
- Einzelheiten zur Speicherung, Sicherheit und Sicherung der Daten.
- Wie Ihr Unternehmen die Daten beseitigt und wie Kunden die Löschung ihrer Daten beantragen können.
- Zuständigkeiten für diverse Elemente der Richtlinie und was im Falle von Verstößen gegen die Richtlinie oder Datenverstöße zu tun ist.
Die Richtlinie zur Datenspeicherung soll hauptsächlich eine korrekte Datenverwaltung im Rahmen einschlägiger Vorschriften sicherstellen. Ferner soll sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern sowie Kosten und Sicherheitsrisiken reduzieren.
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