Fördern Sie die digitale Zusammenarbeit mit SharePoint Analytics

Veröffentlicht: August 14, 2017 Update: August 2, 2018 Autor , Kategorie Best Practices, How Tos & Use Cases, Intranet Analytics

Stellen wir uns vor, dass Sie ein großes Unternehmen leiten. Stellen wir uns ferner vor, dass Sie den Schritt gewagt haben, Ihre Arbeitsplätze zu “digitalisieren”. Sie haben eine neue Hardware erworben und Microsofts SharePoint eingesetzt, um ein gemeinschaftliches und tadellos funktionierendes digitales Umfeld zu erschaffen. Und Sie haben auch die gesamte Belegschaft mit umfangreichen Schulungen auf Vordermann gebracht, damit sie das neue System ordnungsgemäß nutzen kann.

Kurz gesagt: Sie haben sehr viel Zeit und Geld in diese Transformation investiert und alles getan, was in Gartners “8 Building Blocks for the Digital Workplace” zusammengefasst ist.

Na das klingt doch großartig – zunächst.

Stellen Sie sich aber nun bitte die kurze und knappe Frage: War es das wert? Ja, nein… oder vielleicht “na ja”? Hat das System Ihren Mitarbeitern dabei geholfen, effizienter und besser zu arbeiten? Kommen sie jederzeit an die Informationen heran, die sie brauchen?
Ja, das sind alles schwierige Fragen, die es zu beantworten gilt. Es sei denn, Sie haben bereits eine Möglichkeit, Ihr digitales Arbeitsumfeld zu analysieren.

Ein System wie SharePoint kann großartig sein – aber die Umsetzung und das Training des Personals für die Anwendung sind nur der erste Schritt, um es tatsächlich und richtig anwenden zu können.

SharePoint Analytics - Jetzt Testen

Analysieren und optimieren Sie Ihre internen Unternehmensprozesse und Workflows. Testen Sie Piwik PRO SharePoint Analytics.

Kostenlosen Demo-Termin vereinbaren

SharePoint und die rasante Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes

Businesses und Unternehmen, die den Entschluss fassen, mit dem Programm zu arbeiten und Schritte unternehmen, um ihre Arbeitsplätze zu digitalisieren, verdienen Lob für ihre Initiative.

Aber bloß Geld zu investieren, um das beste Tool zu bekommen, reicht nicht aus. Denn selbst das beste Training und die beste Umsetzung können nicht über Nacht Wunder bewirken.

Tatsache ist, dass die digitale Arbeitswelt sehr schnelllebig und permanentem Wandel ausgesetzt ist. Es folgt das böse Erwachen, wenn Unternehmen den Fehler machen, sich zurückzulehnen und nichts weiter zu unternehmen, sobald sie eine neue Solution eingesetzt haben. Denn dann stellen sie nämlich fest, dass sie ihre Zeit und ihr Geld verschwendet haben.

Die “agile Mentalität”, die sich im Bereich der Softwareentwicklung etabliert hat, hält nun auch langsam (oder tatsächlich gar nicht mal so langsam) Einzug in die Geschäftswelt. Schnelle Reaktion, iterative Änderungen an Produkten und Prozessen, kontinuierliche Optimierung und fortlaufende Analyse sind die Gebote der Stunde.

Dieselben Grundprinzipien werden am Arbeitsplatz angewandt. Ihre digitale Transformation zu einer Erfolgsgeschichte zu machen, beinhaltet das Konzept der konstanten Optimierung.

Insbesondere wenn ein Tool wie SharePoint zum Einsatz kommt, sollte die konstante Optimierung ein Faktor bei der Analyse der Anwendung und dessen Verwendung sein.

Schauen wir uns nun detailliert an, wie das aussehen könnte.

Was sollten Sie in SharePoint analysieren?

Ich vermute, dass Sie keine ausführliche Einführung in Microsoft SharePoint als Ganzes benötigen. Um aber noch einmal zu rekapitulieren – Hier sind einige Gründe, warum Businesses und Unternehmen SharePoint nutzen:

  • Erstellung und Hosting von Sites sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen
  • Teilen und Synchronisieren von Content und Dokumenten auf Team Sites
  • On-Premises Server, die Newsfeeds, interne Sites, Business Intelligence Apps etc. hosten

Die aktuelle Version von SharePoint aus dem Jahre 2016 beinhaltet zusätzlich Folgendes:

  • Hybrid Cloud Search
  • Kontrolle über Policy zur Dokumentenlöschung
  • Erhöhtes Dateigrößenlimit für Uploads
  • SharePoint Analytics Anbieter Vergleich

    Finden Sie heraus, in welchen Punkten sich Piwik PRO, Webtrends, NGAGE und CardioLog Analytics voneinander unterscheiden

    Zum kostenlosen SharePoint Analytics Vergleich


    Im Endeffekt ist klar:
    Es gibt eine ganze Menge zu analysieren – von individuellen Sites, über Site Collections, bis zu dem Content der innerhalb von SharePoint Sites geteilt wird, hin zu den Einzelpersonen, die ihn abrufen.

    Was bedeutet das konkret?

    Nehmen wir zum Beispiel die Suchfunktion von SharePoint. Nutzer, die Informationen suchen, schnell auf die Frage eines Kunden antworten oder den Terminplan ihres Teams finden müssen, geben einfach einen Suchbegriff ein, um direkt auf die richtige Seite oder Page zu gelangen.

    Ein Analytics-Tool für SharePoint sammelt Daten darüber, welche Suchanfragen am beliebtesten sind und können Erkenntnisse darüber liefern, welche Begriffe ein bestimmter Mitarbeiter gesucht hat.

    Ein weiteres Beispiel: Content Tracking. Ein Teamleiter lädt eine Reihe von Dateien auf seine oder ihre Team Page hoch. Jede Datei ist für ein bestimmtes Teammitglied gedacht und unmittelbar mit einer bestimmten Aufgabe verbunden.

    Mithilfe von Analytics ist es möglich zu sehen, wann welche Datei von wem gedownloadet wurde. Es können auch Seitenaufrufe für jene Seiten getrackt werden, die die Downloads hosten, um einen Einblick zu geben, ob die Informationen einfach zugänglich waren oder nicht.

    Nutzen Sie SharePoint Analytics für konstante Verbesserungen

    Die Nutzung dieser und anderer Daten ist der Grund, warum Analytics für gemeinschaftliche Tools wie SharePoint ein unentbehrlicher Teil bei der Schaffung eines guten digitalen Arbeitsplatzes sind.

    Inwiefern?

    Erinnern wir uns zunächst, dass wir nicht über umfangreiche Überarbeitungsbemühungen sprechen; sondern über kleine, aber stufenweise eintretende Veränderungen, die einen erheblichen Einfluss auf die Effektivität von Einzelpersonen, Teams und ganzen Unternehmen haben können.

    In einigen Fällen können die Erkenntnisse, die man aus SharePoint Analytics gewonnen hat, die Seiten oder den Content selbst verbessern. In anderen Fällen können sie genutzt werden, um personelle Entscheidungen zu treffen, die Teams zu reorganisieren oder die Effektivität des Managements zu messen etc..

    Denn ein verbesserter digitaler Arbeitsplatz liegt an der Schnittstelle zwischen Mensch und Technologie.

    Hier sind einige Beispiele für die Verwendung:

    USE CASE #1 – Identifizieren Sie fehlende oder schwer auffindbare Informationen

    SharePoint Site-Admins haben ein persönliches Interesse daran, den Traffic auf den populärsten Sites zu beobachten, die unter ihrer Aufsicht stehen oder Listen und Bibliotheken, die mit ihnen verbunden sind.

    Ein Teil der Erklärung dafür ist die Notwendigkeit, den Erfolg von Suchanfragen zu messen – sprich den Weg nachzuvollziehen, den Mitarbeiter einschlagen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

    Keyword-Reports zu Suchanfragen können zeigen, welche Seiten die Nutzer nach der Suche letzten Endes aufgerufen haben. So ist es möglich festzustellen, ob Nutzer in der Lage waren, das schnell zu finden, wonach sie gesucht haben.

    Falls eine Information, die für die Arbeit eines Teams von besonderer Bedeutung ist, fehlt oder schwer zu finden ist, kann die Analyse dieses Problem beheben.

    SharePoint Analytics - Jetzt Testen

    Analysieren und optimieren Sie Ihre internen Unternehmensprozesse und Workflows. Testen Sie Piwik PRO SharePoint Analytics.

    Kostenlosen Demo-Termin vereinbaren

    USE CASE #2 – Verbesserung der Team-Kooperation

    Da SharePoint entwickelt wurde, um Teams die Zusammenarbeit an verschiedenen Projekten zu ermöglichen, Dokumente zu teilen und zu kommentieren, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ständig auf dem Laufenden sind.

    Mithilfe von Analytics können Admins, Manager und Andere, Seitenaufrufe, Bibliotheken und Next-Actions (nach einem Seitenaufruf) wie Klicks auf Links, Kommentare etc. tracken. Diese Daten können auch nach Nutzer oder Abteilung segmentiert werden, um zu zeigen, welcher Content das meiste Engagement erzeugt und am nützlichsten ist.

    USE CASE #3 – Optimieren sie untenehmensweite Initiativen

    Oft ist es für das Management schwierig zu wissen, wie sich Mitarbeiter über Firmennews, Initiativen oder Änderungen von Richtlinien informieren. Manchmal unterscheiden sich die Auswirkungen abhängig vom Team oder der Abteilung und sollten basierend auf konkreten Daten optimiert werden.

    Das Tracking von Dateien und Bibliotheken von Dateien basierend auf Klicks, der Open Rate usw. ist mit vielen Vorteilen verbunden. So kann man dem Engagement einer bestimmten Abteilung auf einer bestimmten Page oder anderem Content mit benutzerdefinierten Variablen folgen und Daten auf benutzerdefinierten Dashboards darstellen, die auf Abteilungs- oder Kampagnenebene erstellt werden können.

    Zusammenfassung

    Stellen wir uns nun abschließend vor, dass wir zu der Schlussfolgerung kommen, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz einiger Verbesserungen bedarf oder dass Ihre digitale Transformation entgegen Ihrer Erwartung noch nicht komplett abgeschlossen ist.

    Wo sollten Sie anfangen nach einem Tool für SharePoint Analytics zu suchen?
    Natürlich hier, bei Piwik PRO!

    Dieser Artikel erschien zuerst in unserem englischen Blog von Ian Simpson.

    SharePoint Analytics - Demo

    Analysieren und optimieren Sie Ihre internen Unternehmensprozesse und Workflows. Testen Sie Piwik PRO SharePoint Analytics.

    Kostenlosen Demo-Termin vereinbaren

Tags für diesen Artikel

Autor:

Saskia Wollenberg, Content Marketing Manager DACH

Sie jongliert tagtäglich mit Texten, Bildern und anderen Medienformaten. Sie ist verantwortlich für das gesamte Content-Management von Piwik PRO in Deutschland.

Mehr Artikel von diesem Autor

Autor:

Ian Simpson, Digital Marketing Storyteller

Ian ist passionierter Content-Marketer. Storytelling ist seine große Leidenschaft. Er kreiert Geschichten, um Technologien anschaulich zu erklären und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Sie sind der Treibstoff für die kundenzentrierte Lead Generation.

Mehr Artikel von diesem Autor
 Ein Vergleich der 5 führenden Tag Management-Systeme

Share