5 wichtige Fragen vor der Wahl Ihres SharePoint Analytics

Veröffentlicht: September 5, 2017 Update: August 20, 2019 Autor , Kategorie Intranet Analytics

Das richtige SharePoint Analytics Tool zu finden, ist nicht leicht – Lassen Sie es uns gemeinsam versuchen.

SharePoint ist zweifelsohne eine sehr hilfreiche und flexible Informationsmanagement-Lösung. Aus mehreren Gründen, wie beispielsweise der vielfältigen Lizenzoptionen und der Skalierbarkeit, kann sie die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Großunternehmen mit bis zu 50.000 Nutzern, die täglich auf Intranetseiten surfen, leicht erfüllen.

Das Intranet-Tool von Microsoft ermöglicht es Nutzern, die Vorteile der zentralen Verwaltung zu nutzen und von der Bewahrung der Kontrolle über die Plattform zu profitieren, indem die allgemeine Anwendungseinstellungen geändert und der einfache Konfigurationsassistent (Configuration Wizard) verwendet werden.

Zusätzlich ist die Lösung sehr anpassbar. Die Entwicklung personalisierter Anwendungen zusätzlich zum Out-of-the-box-Tool und das Anpassen an das eigene Corporate Design sind sehr einfach gestaltet.

Das ist vermutlich auch der Grund, warum es für 80% der Unternehmen aus der Fortune 500-Liste – darunter renommierte wie Nestle, UPS, Monsanto, Kraft Foods und Viacom – die erste Wahl ist.

Es gibt jedoch eine bedeutende Funktionalität, die nicht angeboten wird.

Die Möglichkeit der exakten Analyse. Obwohl jedes Upgrade von SharePoint fortgeschrittene analytische Metriken beinhaltet, gibt es noch nicht allzu viele Dinge, die Sie mit den Reports der Standardlösung messen können.

Mit der standardmäßigen SharePoint-Analytics ist es nicht möglich, den Klickpfad Ihrer Nutzer zu tracken, die jeweilige Sitzungsdauer zu prüfen, Goals festgelegten Events zuzuordnen oder Ihre Nutzer in Segmente zu unterteilen – all die Dinge, die Sie mit Ihrer Web-Analytics tun. Ohne diese Tools ist es ziemlich schwierig zu erfahren, wie Ihre Mitarbeiter SharePoint nutzen.

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Daher ist es kein Wunder, dass der im Jahre 2015 erschienene AIIM-Bericht mit dem Titel “Connecting and Optimizing SharePoint – important strategy choices” zu dem Schluss gekommen ist, dass nahezu 50% der SharePoint-Nutzer mit der Nutzenmaximierung ihres Intranet-Tools kämpfen.

Aber Sie müssen deren Beispiel nicht folgen. Sie müssen nur einen besseren Weg finden, wie Sie die Leistungsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsumfeldes messen können. Hier erweist sich eine geeignete SharePoint-Analytics-Lösung als wertvoll.

Schauen wir uns nun die wichtigsten Punkte an, die es zu berücksichtigen gilt, wenn man nach der besten SharePoint-Analytics-Lösung sucht. Unserer Erfahrung nach ist es wichtig, Antworten auf folgende Fragen zu finden:

1. 08/15 oder spezielle SharePoint-Lösung?

Vielleicht überlegen Sie sich, Ihr Intranet-Traffic mithilfe Ihrer regulären Web-Analytics zu tracken. Im Grunde genommen ist es günstiger und einfacher, ein bereits vorhandenes Tool zu nutzen. Im Falle der Intranet-Analytics könnte dies jedoch leider nicht die beste Wahl sein.

Selbstverständlich können Sie versuchen, Ihr reguläres Web-Analytics-Tool so zu konfigurieren, dass es mit SharePoint kompatibel ist. Sie müssen jedoch beachten, dass Ihr Intranet, anders als Ihre Website oder Ihre mobile App, Ihr Produkt weder verkauft, noch bewirbt. Dementsprechend finden standardmäßige Web-Analytics-Metriken keine Anwendung in SharePoint.

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Infolge der Verwendung regulärer Analytics-Software anstelle einer geeigneten Lösung lassen Sie sich das Tracking einer ganzen Reihe von Bereichen und Aktionen entgehen, die zeigen, wie engagiert und aktiv Ihre Nutzer sind. Zum Beispiel:

  • Nutzerprofile
  • Nutzeraktivität
  • Seitensuche
  • Goals (z.B. das Löschen, Hinzufügen und das Bearbeiten von Dokumenten oder Ihrer kundenspezifischen Goals)

Darüber hinaus verpassen Sie die Vorteile vieler zusätzlicher Funktionalitäten, die weitere wertvolle Informationen über das Nutzerverhalten liefern.

In Piwik PRO haben wir beispielsweise ein sehr nützliches Feature namens “Organisations” entwickelt.

Dieses Feature wurde für die Europäische Kommission entwickelt und ist auch geeignet für jedes Unternehmen, das innerhalb seines internen Netzwerks den Standort der Besucher analysieren will. Es bietet die zusätzliche Möglichkeit, die Web-Analytics-Reports nach dem Standort der Intranetnutzer zu segmentieren. Sehr nützlich, nicht wahr?

Falls Sie also das Meiste aus Ihrem Intranet-Tool herausholen wollen, raten wir Ihnen, in Analytics zu investieren, das speziell für SharePoint entwickelt wurde.

Hier ist eine Liste von Anbietern, die eine geeignete SharePoint-Analytics-Lösung anbieten:

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2. Welche SharePoint-Version nutzen Sie?

Diese Frage ist besonders wichtig, denn unter den geeigneten SharePoint-Analytics-Tools gibt es keine One-Size-Fits-All-Lösung, die mit jeder Version von SharePoint kompatibel ist.

Selbst wenn Sie als ein systemeigenes Intranet-Analytics-Tool wählen, müssen Sie also auf die Kompatibilität achten.

Einige der Tools unterstützen nur die neuesten Versionen von SharePoint, während andere wiederum nur mit den älteren Versionen kompatibel sind – besonders da es sich um zwei separate Produkte handelt, die auf verschiedener Software basieren: SharePoint 2013/2016 und Office 365 sind App-basierte Lösungen, während SharePoint 2010 und ältere Versionen die performance-orientiertere Farm Solution nutzen.

Benötigen Sie mehr Belege, warum es so wichtig ist, eine systemeigene Lösung für Ihre Version von SharePoint zu nutzen? Hier ist ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Wie ein schlechtes Analyse-Tool Ihre Daten verdrehen kann

Bei SharePoint basierend auf Farm Solutions und Nutzung in Enterprise-Level-Unternehmen ist es gängige Praxis, die Serverbelastung durch Anwendung der sogenannten Minimal-Download-Strategy zu minimieren. Dies dient dazu, die Datenmenge zu reduzieren, die der Browser herunterladen muss, wenn Nutzer innerhalb einer SharePoint-Website von einer Seite zur anderen navigieren. Microsoft Dev Center bietet hierzu weitere Informationen.

Mit dieser Strategie schüttet man, metaphorisch gesprochen, das Kind mit dem Bade aus.

Da MDS (Minimal Download Strategy) den vollständigen Download von Seiten verhindert, kann das korrekte Laden Ihrer Analytics-Tracking-Codes unterbrochen und so Ihre Intranet-Analytics-Daten verzerrt werden.

Glücklicherweise “wissen” geeignete SharePoint-Analytics-Lösungen, wie sie dieses Problem meistern. Im SharePoint-Analytics-Feature von Piwik PRO für SharePoint 2010 befindet sich der Tracking-Code in jener Codezeile, die immer heruntergeladen wird; unabhängig davon, ob MDS angewandt wird oder nicht.

Wie Sie sehen können, ist es ziemlich wichtig, sich für eine SharePoint-Analytics-Lösung zu entscheiden, die auf die Bedürfnisse Ihrer Intranet-Software zugeschnitten ist. Und die Liste der Anbieter, die in Frage kommen, wird dadurch kürzer.

Es gibt verschiedene Tools, die auch für SharePoint On-Premises geeignet sind. Und falls Sie wissen möchten, warum sich so viele multinationale Konzerne für diese Option entscheiden, sollten Sie unbedingt die Antwort zu Frage #4 lesen.

Für einen besseren Überblick finden Sie hier die Kompatibilität der einzelnen SharePoint-Versionen mit den verschiedenen Anbietern:

3. Log-Analyse vs. JS-Tracking?

SharePoint-Analytics-Tools können in vielerlei Hinsicht variieren. Eine davon betrifft die Methode, mit der Besucherdaten erfasst werden. In diesem Bereich können wir zwei Gruppen unterscheiden: JavaScripters und Web Loggers.

Schauen wir uns an, was diese beiden Tracking-Techniken anzubieten haben.

JavaScript – populär, einfach und effektiv

Als die präziseste, umfangreichste und am besten anpassbare Tracking-Methode ist JavaScript-Tagging die Go-to-Lösung für fast alle geworden, die so viele Daten wie möglich sammeln und analysieren wollen.

Glücklicherweise kann diese Lösung auch für SharePoint-Analytics genutzt werden und bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

  • Tracking von kundenspezifischen und standardmäßigen Events und Seiteninteraktionen ( wie Seitenaufrufe, Klicks, Videoaufrufe, Downloads, Besuchsdauer auf der Website und mehr)
  • Tracking einzelner Seiten (deutlich präziser als mit Web Logs)
  • Wenden Sie benutzerdefinierte Dimensionen auf Ihre Nutzer an (wie Arbeitszeiten, Zeitzone, Standort, Kalendertyp, Sprache des Contents und vieles mehr)
  • Profitieren Sie von First-Party-Cookies und Browser-Fingerprints, um spezifische Besucher zu identifizieren
  • Tracking von Anchor-URLs

Wie Sie vermutlich wissen, sind solche Arten von Daten mit Web-Log-basierter Analytics nicht zu erfassen.

Wer sollte dann Web Logs wählen?

Sie sollten beachten, dass JS-Tracking nicht für jedermann geeignet ist.

Warum nicht? Weil einige Einheiten möglicherweise weniger fortgeschrittene Tracking-Methoden (z.B. Web-Logs) verwenden müssen, um strengen Sicherheitsbestimmungen und branchenspezifischen Einschränkungen (wie PCI oder der Sarbanes-Oxley-Act im Falle von Banken und Finanzinstituten) gerecht zu werden.

Falls Sie aber nicht zu dieser Gruppe gehören, gibt es keine Notwendigkeit, auf die wertvollen Einsichten zu verzichten, die mit benutzerdefinierten Dimensionen, Events oder anderen Fähigkeiten von JS-Tracking gesammelt werden. Insbesondere, da Sie es gegen Web-Logs tauschen – ein Tool mit mindestens zwei ernsten Tücken (die oben beschriebenen nicht mitgezählt):

Zum Einen sind Web-Logs tief in der Infrastruktur versteckt und ihre Formate variieren abhängig von den Informationen, die Sie erfassen wollen. Das macht die Arbeit mit ihnen schwierig und mühsam.

Zum Anderen sollten Sie beachten, dass von Web-Log erfasste Daten sehr einfacher Natur sind. Schließlich ist der Zweck von Web-Logs, Serveraktivitäten zu erfassen und nicht Business Insights zu sammeln.

Obwohl es möglich ist, Web-Logs mit zusätzlichen Informationen über Ihre Nutzer (wie Abteilung, Benutzername oder Berufsbezeichnung) anzureichern, müssen Sie darauf achten, keine Daten zu erfassen, die in die Definition von PII fallen.

Seien Sie vorsichtig, wenn es um die Erfassung von PII geht, weil es sehr riskant ist; insbesondere hinsichtlich der anstehenden Eu-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) – eine Zäsur für jedes in der EU tätige Unternehmen (falls Sie nicht genau wissen, worum es geht, empfehlen wir Ihnen unsere Artikel zu DSGVO und ePrivacy). Mit sensiblen Daten in Ihren Web-Logs riskieren Sie Geldstrafen und andere Konsequenzen.

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Hier ist eine Liste von SharePoint-Analytics-Anbietern mit den Tracking-Methoden, die sie nutzen:

*Systemarchitektur

Wie wir es bereits erwähnt haben, sollten Sie Tools nutzen, die JS-Tracking ermöglichen. Denn so vermeiden Sie das Speichern von sensiblen Daten in Ihren Protokollen und profitieren dennoch von einer reichhaltigen Sammlung an Daten Ihrer Mitarbeiter.

Wählen Sie zudem ein Tool, das die sicherste Systemarchitektur bietet, um die Daten Ihrer Intranet-Nutzer schützen zu können. JavaScript-Tracking erfordert das Hinzufügen von externen Dateien auf die Website. Daher ist es wichtig, einen Anbieter mit einer Systemarchitektur zu wählen, mit der die potenziellen Risiken, die mit solchen Aktivitäten verbunden sind, minimiert werden.

Wir zeigen Ihnen, wie das mit Piwik PRO SharePoint-Analytics funktioniert.

Um während des Prozesses der Datenerfassung die höchsten Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden, trennen wir das Front-End (Data Receival Endpoint) vom Back-End (der Server, in dem die Daten gespeichert sind).

Auf diese Weise werden Browser-Anfragen vom sicheren Speicherplatz Ihrer Analysedaten getrennt und in bestimmten Zeitintervallen (abhängig von Ihren eigenen Präferenzen) an Piwik PRO On-Premises gesendet.

Es ist wichtig zu betonen, dass der Standort einer Analytics-Installation immer auf den Einschränkungen fußt, die sich aus den internen Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens ergeben. Ob es Ihre eigenen Server sein sollen oder das Rechenzentrum eines Drittanbieters, AWS oder Piwik PRO – die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen.

Wir nennen es High-Trust-Setup und es sieht folgendermaßen aus:

All das bietet Ihnen erstklassige Sicherheit und den hundertprozentigen Besitz Ihrer SharePoint-Analytics Daten.

*SharePoint Analytics + Tag Manager = Umfassendere, schnellere und bessere Insights

Einen weiteren Punkt, den Sie unbedingt beachten sollten ist, Ihr SharePoints-Analytics-Tool mit einem leistungsstarken Tag Manager zu kombinieren. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Intranet mehrere Hundert Seiten umfasst und einen breit gefächerten Content enthält. Lassen Sie uns erklären warum das so ist.

Sicherlich können einige Informationen, die ein Tag Manager erfasst, auch ohne dieses Tool erfasst werden. Nichtsdestotrotz ist es schwierig, den Nutzen eines Tag Managers, den Sie Ihrer Toolbox hinzufügen, zu überschätzen.

Da die Tracking-Tags nicht zu jeder einzelnen Seite von SharePoint hinzugefügt werden müssen, ist der Erfassungsprozess von Intranet-Analytics-Daten spürbar beschleunigt. Und all das, ohne die Fülle an Informationen zu beeinträchtigen, die Sie sammeln wollen (so wie Sie es im Falle von Web Logs tun müssten).

Die Datenerfassung mit einem Tag Manager ermöglicht es Ihnen, extrem wertvolle Reports zu erstellen, die so viele Segmente verwenden, wie Sie möchten. Darüber hinaus können Sie auch das Verhalten Ihrer Nutzer in Echtzeit beobachten, ohne umfangreiche Mittel in die Website-Codes Ihres Intranets zu verschwenden.

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Falls Sie den Arbeitsaufwand hinsichtlich der Intranet-Analytics minimieren wollen, ist die Nutzung eines Tag-Management-Systems sicherlich etwas, dem Sie eine Chance geben sollten.

Wenn Sie mehr über die Fähigkeiten eines Tag Manager erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, die Website von Piwik PRO TM und den Themenbereich zum Tag Manager unseres Blogs zu besuchen.

4. Möchten Sie Ihre Daten On-Premises lagern? Es gibt viele gute Gründe dafür.

Eine weitere wichtige Entscheidung, die Sie bezüglich Ihres Intranet-Analytics-Tools berücksichtigen müssen, betrifft den Ort, an dem Sie Ihre Daten lagern möchten – in der Cloud, auf Ihren eigenen Servern, im Rechenzentrum eines Drittanbieters oder vielleicht auch anderswo?

Falls Ihr Intranet-Tool bereits auf Ihren eigenen Servern gespeichert ist, wissen Sie wahrscheinlich, warum dies der beste Weg sein dürfte, die Daten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, bieten wir Ihnen diesbezüglich gerne einen Überblick.

Limitieren Sie die Nutzungsbedingungen

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass Cloud-basierte Lösungen für Intranet-Analytics besonders geeignet wären. Sie sind leicht zugänglich, sicher und die Nutzung verursacht – wenn überhaupt – geringe Kosten.

Aber nichts ist umsonst (vor allem nicht in diesem Fall).

Sie wissen sicherlich, dass die Erfassung und Analyse von personenbezogenen Daten in der Cloud ein ziemlich heikles Thema ist.

Aus diesem Grund sind die Nutzungsbedingungen (Terms of Service) der meisten Cloud-Analytics-Anbieter so geregelt, dass das Speichern von Personally Identifiable Information (PII) Ihrer Nutzer auf ihren Servern untersagt ist. Das bedeutet, dass es Ihnen nicht gestattet ist, Informationen über Nutzernamen, E-Mail-Adressen, IPs oder nahezu jede andere Art von Informationen, die mit Einzelpersonen verknüpft sind, zu erfassen.

Daher sollten Sie Nutzen aus einer Art Anonymisierungstechnik ziehen, um potenziell störende Daten beseitigen zu können und den Auflagen der ToS Ihres Web-Analytics-Anbieters zu entsprechen. Aber zu welchem Preis? Sie verlieren wertvolle Informationen, die der Erstellung von In-Depth Reports dienen würden, um die Leistungsfähigkeit Ihres Intranet-Tools messen zu können.

Wenn Sie also von High-Level-Einsichten über die Intranet-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter profitieren möchten, ohne das Risiko einzugehen, gegen die ToS Ihres SharePoint Analytics-Anbieters zu verstoßen, wäre On-Premises möglicherweise die beste Option für Sie.

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Der Standort des Web-Analytics-Servers ist von Bedeutung

Zweitens haben Sie bei Cloud-basierter Analytics in der Regel keinen Einfluss darauf, wo Ihre Daten gespeichert werden. Und die Wahrscheinlichkeit, dass der Standort der Server Ihres Web-Analytics-Anbieters mit den Datenschutzgesetzen der Länder, in denen Sie Geschäfte tätigen, kollidiert, ist sehr hoch (um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie diesen Beitrag).

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Niederlassung in einem EU-Mitgliedstaat hat, sind Sie dazu verpflichtet, erfasste Daten von lokalen Intranet-Nutzern innerhalb der EU-Grenzen zu speichern (und falls Sie in Deutschland tätig sind, dürfen Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter erst gar nicht speichern).

Leider befinden sich die Server der meisten Cloud-basierten Web-Analytics-Anbieter, auch die der Populärsten, außerhalb der EU. So scheiden sie von vornherein aus.

Hier können Sie sehen, welche Anbieter die Möglichkeit gewähren, Ihre SharePoint-Analytics-Daten auf Ihren eigenen Servern zu speichern:

5. Müssen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergreifen?

Bei der Gewährleistung von hoher Datensicherheit geht es nicht nur darum, die sichersten Server für das Speichern von Informationen Ihrer Mitarbeiter auszuwählen. Es geht auch um die Entscheidung, welche Informationen Sie sammeln möchten und welchen Nutzern Sie die Befugnis erteilen, auf bestimmte Reports und Statistiken über die Leistung Ihres Intranet-Tools zuzugreifen.

Perfekte SharePoint-Analytics ermöglicht folgendes:

Definieren Sie, welche Art von Informationen Sie sammeln möchten

Definieren Sie vorher, welche Arten von Informationen Sie erfassen möchten und geben Sie diese Informationen dann an Ihr Intranet-Analytics weiter. Auf diese Weise können Sie besonders strenge Datenschutzbestimmungen für die Datenerfassung anwenden und Verstöße gegen interne Sicherheitsvorschriften oder lokale Datenschutzgesetze vermeiden.

Das richtige SharePoint-Analytics-Tool sollte Ihnen erlauben zu wählen, wie detailliert Ihre Intranet-Reports sind und wie viele Informationen Sie über Ihre Mitarbeiter erfassen wollen.

Sie sollten unbedingt Tools vermeiden, die nicht die Möglichkeit gewähren, die Menge an Informationen über Ihre Nutzer, die Sie erfassen wollen, vorzudefinieren.

Zum Beispiel können Sie in den Site-Collection-Einstellungen von Piwik PRO wählen, ob die IDs Ihrer Nutzer verschlüsselt oder durch folgende Informationen erweitert werden sollen:

  • Nutzername
  • Büro
  • Berufsbezeichnung
  • Abteilung

Sie können auch benutzerdefinierte Skripts nutzen und weitere Merkmale hinzufügen, damit Ihre SharePoint-Analytics-Reports noch umfangreicher und detaillierter sind.

Nutzen Sie ein erweitertes Berechtigungssystem

Intranet-Analytics kann für viele Abteilungen in Ihrem Unternehmen eine wertvolle Informationsquelle sein; inklusive Personalwesen, Employer Branding, Marketing, Finanzwesen und sogar Senior Management.

Aber aus mehreren Gründen, wie beispielsweise aufgrund der Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens, ist es unter Umständen nicht möglich, alle von Ihrem Intranet-Analytics-Tool erstellte Reports und Statistiken mit jedem zu teilen.

Aus diesem Grund erweisen sich erweiterte Berechtigungseinstellungen bei der Gewährleistung von High-Level-Datensicherheit als nützlich.

Einige SharePoint-Analytics-Lösungen erlauben es auszuwählen, welche Nutzer bestimmte Reports sehen dürfen. Andere wiederum erlauben es Ihnen, Nutzern Zugriff auf die Analytics-Daten ganzer Site-Collections zu gewähren.

Wie wir bereits erwähnt haben, hängt die Notwendigkeit einer präziseren Zugangsrichtlinie vor allem von Ihren eigenen internen Anforderungen ab. In einigen Fällen mag ein erweitertes Berechtigungssystem besser sein, aber in anderen Fällen wiederum ist dieses Feature entbehrlich.

Zusammenfassung

Wir hoffen, dass der oben aufgeführte Fragenkatalog Ihnen nützt, um die am besten geeignete SharePoint Analytics-Lösung für Ihr Business zu finden.

Uns ist auch bewusst, dass wir das Thema ohne Vertiefung behandelt haben. Es gibt noch viele weitere Punkte, die Sie bei der Suche nach einem Tool zur Analyse der Leistungsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsplatzes – wie Server-Fähigkeiten und andere technische Voraussetzungen – berücksichtigen sollten.

Antworten auf diese Fragen finden Sie in unserem kostenloser Vergleich: “Die 4 führenden SharePoint Analytics-Anbieter”

Dieser Artikel erschien zuerst in unserem englischen Blog von Karolina Lubowicka.

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Tags für diesen Artikel

Autor:

Saskia Wollenberg, Content Marketing Manager DACH

Sie jongliert tagtäglich mit Texten, Bildern und anderen Medienformaten. Sie ist verantwortlich für das gesamte Content-Management von Piwik PRO in Deutschland.

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Autor:

Karolina Lubowicka, Content Marketer

Karolina ist Content Marketer und Social Media Managerin bei Piwik PRO. Sie hat viel Erfahrung als Copy Writer gesammelt und versteht es komplexe Zusammenhänge verständlich zu beschreiben. Besonders intensiv beschäftigt sie sich derzeit mit Datenschutz & DSGVO.

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