2 praktische Anwendungsfälle für SharePoint Analytics

Veröffentlicht: Februar 6, 2018 Update: September 13, 2019 Autor , Kategorie Best Practices, How Tos & Use Cases, Intranet Analytics

Microsoft SharePoint hat sich als die herausragende Plattform für die interne Zusammenarbeit in Unternehmen etabliert. Mit seiner Vielzahl an Features kann SharePoint effektiv dabei helfen, Informationen zu managen und zu teilen, Datenzugriffe zu koordinieren, die Suche nach gewünschtem Content zu vereinfachen, Teamarbeit zu fördern und die Intranet-Umgebung eines Unternehmens effizient zu gestalten.

Doch das bloße Vorhandensein eines modernen digitalen Arbeitsplatzes bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie bereits von sämtlichen Vorteilen profitieren. Doch wie können Sie das Meiste aus Ihrem SharePoint herausholen?

Die Devise lautet: Erhalten Sie tiefere Insights in Ihr Intranet und finden Sie heraus was funktioniert und wie Sie es verbessern können. Schließlich gibt es immer Verbesserungspotential. Um dies zu erreichen, bedarf es einer sorgfältigen Analyse aller erfassten Daten und die Implementierung der richtigen Analytics-Lösung.

Ist die native Analytics-Lösung Ihres Intranets brauchbar?

Man würde vermuten, dass die eingebauten Analytics-Tools Ihr SharePoint perfekt ergänzen. Das mitgelieferte Toolset wird den Test möglicherweise trotzdem nicht bestehen. Wenn Sie Ihr Business ankurbeln, die Performance der Infrastruktur verbessern, die Produktivität erhöhen, das Reporting optimieren und Teamarbeit fördern möchten, dann möchten Sie vielleicht auch auf eine Lösung setzen, die optimal an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst ist.

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Fördern sie das User Engagement und den Wissenstransfer

SharePoint nimmt eine zentrale Position ein wenn es darum geht, Aktivitäten oder die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu koordinieren. Möchten Sie feststellen, ob Ihre Mitarbeiter das Potenzial von SharePoint vollständig ausschöpfen? Dann benötigen Sie spezifische Reports, die Sie mit Insights in die vollständigen Session-Historien aller Ihrer SharePoint-User versorgen und den am meisten geteilten Content aufzeigen. Erhalten Sie ein Gesamtbild und finden Sie heraus, wer:

  • Seiten erstellt
  • Seiten bearbeitet
  • Neuen Content hinzufügt

Finden Sie außerdem heraus, welche Arten von Informationen und welche Dokumententypen User wie oft downloaden, damit Sie deren Verbreitung und Nutzen evaluieren können. Decken Sie auf, welche Inhalte fehlten und wie die Lücken gefüllt werden können.

Solch präzise Reports erfordern den Zugriff auf spezifische Informationen. Einige Intranet-Analytics-Lösungen können hier nicht helfen und bieten nur oberflächliche Informationen. Andere Anbieter gehen einen Schritt weiter und bieten die Integration mit einem Tag Manager an (Piwik PRO sei hier als Beispiel genannt). Die Verschmelzung der Intranet-Analytics mit einem Tag Management-System verbessert und beschleunigt die Analyse der gesammelten Daten Ihres digitalen Arbeitsplatzes. Sie erhalten genaue Reports, basierend auf Analytics-Daten, in Echtzeit.

Legen Sie die richtigen Kriterien fest, um die Daten auf User-Level zu tracken – egal, ob es der aktivste User, ein Jobtitel, ein Ort oder eine Abteilung ist. Auf diese Weise analysieren Sie nur die Daten, die relevant für Ihre spezifischen Unternehmensziele sind.

Use Case #1: Rekonstruieren Sie den Click Path Ihrer Angestellten

Nehmen wir an, Sie möchten nachvollziehen, wie lange es für Ihre Angestellten dauert, bis sie die neue Überstunden-Richtlinie Ihres Unternehmens heruntergeladen haben. Am einfachsten geht dies mit einem Click-Path-Feature. Mit diesem können Sie jeden einzelnen Schritt tracken, den der User nimmt, um an das Dokument zu kommen. Sie können die Menge der Schritte, die angezeigt werden, festlegen und die durchschnittliche Zeit einschätzen, die zur Erreichung des Zieles benötigt wird. Es ist auch möglich, den Pfad, den alle User zwangsläufig gehen müssen, aus der Analyse herauszunehmen, damit das Tracking mit weniger Daten auskommt.

Das Feature deckt auf, wie User auf einer Seite navigieren, und hilft Layout und Content zu verbessern. Dieses Wissen bringt Licht ins Dunkel und zeigt Ihnen warum User auf eine bestimmte Weise mit Seiten interagieren und wie leicht oder schwierig es ist, den gewünschten Content zu finden.

Dieser Ansatz hilft dabei, die aktivsten User zu identifizieren. Zeigen Sie, dass Sie um das Engagement wissen und animieren Sie andere Mitarbeiter dazu, dem Beispiel zu folgen. Durch die genaue Auswertung Ihres Intranets erkennen Sie zudem, welche Bereiche eine Überarbeitung benötigen und wo weitere Informationen hinzugefügt werden sollten.

Setzen und Tracken Sie Ihre Ziele

Da SharePoint-Seiten ein zentraler Bereich von Zusammenarbeit und Austausch für Ihre Angestellten sind, sollten diese auch Ihren Anforderungen gerecht werden. Einen ganzheitlichen Überblick über die Situation zu erhalten, erfordert Zahlen und Anteile, berechnet auf Basis der Intranet-Aktivitäten.

Doch Zahlen allein reichen nicht – Sie müssen in der Lage sein, die Statistiken, die Sie aus den Intranet-Insights ziehen, in einem sinnvollen Kontext zu interpretieren. Dies gelingt Ihnen mit Ihren KPIs. Eine Intranet-Analytics-Lösung ermöglicht es Ihnen, tief in die wirklich relevanten Daten einzutauchen. Werten Sie Bounce-Rate, Conversion-Rate, das Nutzerverhalten, die Download-Rate von Dokumenten, die Anzahl der Einreichungen für ein internes Bewerbungsformular, Seitenaufrufe oder viele andere Metriken aus. Definieren Sie spezifische KPIs und wählen Sie passende Parameter wie Click-Path, Click-Through, Kommentare, Ansichten, einzelne Outlinks, Pageviews und Suchen. Mit Hilfe dieser präzisen Daten können Sie maßgeschneiderte Reports erstellen.

Mit einer maßgeschneiderten Intranet-Analytics-Lösung können Sie Ziele (Goals) erstellen und tracken, um die Erfolgsrate Ihrer Intranet-Seiten zu messen.

Use Case #2: Mit Goal-Tracking den Intranet-KPIs entsprechen

Nehmen wir an, Sie möchten wissen, welche Ihrer Auszubildenden an der Einführungsbefragung auf Ihrer HR-Webseite teilgenommen haben.

Wenn Sie benutzerdefinierte Profil-Attribute (Custom Profile Attribute) in SharePoint verwenden, können Sie ein bestimmtes Attribut der benutzerdefinierten Dimension (Custom Dimension) Ihrer Analytics zuweisen. Sie könnten zum Beispiel eine benutzerdefinierte Dimension mit dem Titel “Azubi Gruppe” erstellen. Sobald die Dimension mit Werten aus SharePoint angereichert ist, können Sie Segmente definieren. Dann können Sie Ihre “Entwickler-Azubis” mit den “Kaufmännischen Azubis” im Hinblick auf die Erreichung bestimmter Ziele vergleichen.

Definieren Sie das Ziel, das Sie verfolgen wollen, in diesem Fall “Teilnahme an der Umfrage”. Konfigurieren Sie einen neuen Tag, der eine Conversion triggert, sobald der “Submit”-Button betätigt wird. Wenn also jemand die Umfrage durchführt, feuert der Trigger den Tag ab, der mit dem Element des Formulars verbunden ist. Dabei ist egal, ob es sich um eine HTML-Umfrage handelt oder um ein speziell angepasstes Formular – ein Tag Manager kann die Conversion für jede Art von Formular triggern.

Das Festlegen von Zielen zeigt Ihnen, welche Seiten besucht wurden, welche Dateien heruntergeladen wurden oder wann ein Besucher auf eine bestimmte URL geklickt hat. So wissen Sie immer, ob Ihre Webseite den Zielvorgaben entspricht – auf Abteilungs- oder Team-Level.

Optimieren Sie Ihren digitalen Workspace

Sie stellen eine Vielzahl an unterschiedlichen Dateien, Dokumenten und Seiten über Ihr Intranet bereit. Daher ist es eine besondere Herausforderung immer den passenden Content parat zu haben. Ein effizientes und umfangreiches Tool, das Ihre Anstrengungen beim Finden der richtigen Daten unterstützt, ist ein Must-Have.

Finden Sie heraus, welcher Content vorhanden ist und welcher fehlt, indem Sie eine Intranet-Analytics-Software integrieren, die Reports zu Keywords, Click-Throughs, Downloads, Fehlerseiten und Klicks unterstützt. Anhand der erfassten Informationen können Sie entscheiden, welcher Content verbessert oder entfernt werden sollte oder wie man ihn neu anordnen könnte. So machen Sie die Suche effizienter und verbessern die Usability, damit Ihre Intranet-User nützlichen Content mit nur wenigen Klicks auffinden können.

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Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Daten

Die Einbindung einer passenden Intranet-Analytics-Lösung in Ihr SharePoint ermöglicht es Ihnen, Daten flexibel sammeln zu können. Es ist Ihnen überlassen, die zu erhebenden Daten festzulegen, sodass Ihre Reports und Analytics so akkurat wie möglich sein werden. Einige Analytics-Lösungen limitieren Ihre Datenaggregation, während andere (wie Piwik PRO) Ihnen den Zugriff auf Rohdaten ermöglichen. Verfügen Sie über Rohdaten, können Sie selber entscheiden, wie granular Sie Ihre Daten benötigen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Integration Ihres Intranets mit SharePoint-Analytics und anderen Systemen, Informationen aus SharePoint-Profilen oder dem Active Directory herauszuziehen und sie, spezifisch an die Unternehmensziele angepasst, einzusetzen.

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, die Funktionalitäten von SharePoint für sich zu nutzen. Mit der richtigen Intranet-Analytics-Software können Sie alle, für Ihre Ziele und Prioritäten wichtigen, Aktionen messen. Dank präziser Reports können Sie sachkundige und auf Daten gestützte Entscheidungen treffen, die zur Erstellung einer exzellenten digitalen Arbeitsumgebung beisteuern.

Wenn Sie mehr über andere Themen im Bezug auf SharePoint-Analytics wissen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere anderen Artikel zur Wahl des richtigen Systems oder diesen umfassenden Überblick über die Vorteile eines SharePoint Analytics-System.

Dieser Artikel erschien zuerst in unserem englischen Blog von Karolina Matuszewska.

Tags für diesen Artikel

Autor:

Saskia Wollenberg, Content Marketing Manager DACH

Sie jongliert tagtäglich mit Texten, Bildern und anderen Medienformaten. Sie ist verantwortlich für das gesamte Content-Management von Piwik PRO in Deutschland.

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Autor:

Karolina Matuszewska, Content Marketer

Karolina ist Content Marketer bei Piwik PRO. Sie hat sich auf On-site und Off-site Personalisierung spezialisiert. Sie beherrscht die Kunst technische Zusammenhänge einfach zu erklären und den Leser unterhaltsam zu informieren. Digital Marketer und Web Analysten sind hier genau richtig.

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